Einordnung
Die Abnahme ist kein Termin im Projektplan, sondern eine Erklärung: Der Besteller bestätigt, dass die Anlage im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Das Protokoll ist die Urkunde dazu. Es hält fest, wer wann was geprüft hat, welche Werte dabei gemessen wurden und mit welchen offenen Punkten beide Seiten einverstanden sind.
Daran hängt mehr, als der Umfang des Dokuments vermuten lässt. Mit der Abnahme geht im Werkvertragsrecht die Gefahr auf den Besteller über, die Schlussrechnung wird fällig, die Gewährleistungsfrist beginnt zu laufen, und die Beweislast dreht sich um: Bis zur Abnahme muss der Hersteller zeigen, dass die Anlage in Ordnung ist, danach muss der Betreiber zeigen, dass sie es nicht ist. Ein Protokoll, das diesen Punkt offenlässt, verschiebt den Streit nur nach hinten.
Drei Termine werden regelmäßig verwechselt. Die Werksvorabnahme findet im Herstellerwerk statt, bevor die Anlage zerlegt und geliefert wird; ihr englischer Name ist Factory Acceptance Test. Die Inbetriebnahme läuft danach am Aufstellort und endet mit dem Nachweis, dass die Anlage unter Produktionsbedingungen arbeitet. Die Abnahme ist der Rechtsakt dazwischen oder danach — wann genau, steht im Vertrag. In vielen Anlagenverträgen gibt es beide Protokolle, und nur eines davon löst die Gewährleistung aus.
Zwei Sonderfälle tauchen dabei regelmäßig auf. Die Teilabnahme nimmt abgrenzbare Teile vorab ab, etwa eine Linie von dreien; sie ist sinnvoll, sobald diese Teile produzieren, und sie startet für diesen Teil auch die Fristen. Die Abnahme unter Vorbehalt nimmt die Anlage trotz bekannter Mängel ab, damit die Produktion anlaufen kann, und hält die vorbehaltenen Punkte nachverfolgbar. Beides gehört in den Vertrag und nicht in eine Absprache am Abnahmetag.
Was im Protokoll steht
Der Inhalt kommt aus dem Pflichtenheft und über dieses aus dem Lastenheft. Geprüft wird, was vereinbart wurde, nicht was am Abnahmetag auffällt. Ein brauchbares Protokoll trägt sechs Dinge:
- Gegenstand und Umfang. Welche Anlage, welche Module, welcher Vertrags- und Änderungsstand.
- Prüfpunkte mit Soll und Ist. Je Punkt der vereinbarte Wert, der gemessene Wert und das Messmittel: Durchsatz, Taktzeit, Toleranzen, Dichtheit, Leistungsaufnahme.
- Restpunkte. Was offen ist, wer es erledigt, bis wann. Ohne Termin ist ein Restpunkt eine Absichtserklärung.
- Vorbehalte. Bekannte Mängel, die der Betreiber sich ausdrücklich vorbehält. Was hier fehlt, gilt später als hingenommen.
- Mitgeltende Unterlagen. Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, Prüfbescheinigungen, Schaltpläne, Ersatzteilliste.
- Datum und Unterschrift beider Seiten, mit Name und Funktion der Unterzeichnenden.
Genauso wichtig wie die Werte sind die Bedingungen, unter denen sie entstanden sind. Ein Durchsatz gilt für ein bestimmtes Produkt, eine bestimmte Rezeptur, eine bestimmte Korngröße; eine Taktzeit gilt für eine bestimmte Variante. Steht die Randbedingung nicht im Protokoll, ist der Wert im Streitfall wertlos, weil sich beide Seiten an ein anderes Material erinnern.
Über allem steht ein einziger Satz: die Erklärung, ob abgenommen wird, ob unter Vorbehalt abgenommen wird oder ob die Abnahme verweigert ist. Fehlt er, ist das Protokoll ein Besuchsbericht.
Die CE-Kennzeichnung und die Unterlagen nach Maschinenrichtlinie gehören nicht in das Protokoll, sondern liegen ihm bei. Sie sind eine Pflicht des Herstellers gegenüber dem Markt und keine Vereinbarung zwischen zwei Vertragsparteien. Vorliegen müssen sie, bevor abgenommen wird, nicht danach.
Bezug zu unseren Leistungen
Wir legen den Prüfumfang nicht am Abnahmetag fest, sondern im Lastenheft. Wer einen Festpreis auf Lastenheftbasis anbietet, muss vorher wissen, woran er gemessen wird — dieselbe Liste wird später das Protokoll. Das verschiebt die Arbeit nach vorn, dorthin, wo eine Änderung noch nichts kostet.
Der größere Teil der Prüfung läuft bei uns vor der Lieferung. Anlagen in Modulbauweise bauen wir im Werk vollständig auf und fahren sie dort gemeinsam mit dem Kunden. Diese Werksvorabnahme nimmt dem Termin am Aufstellort sein Risiko: Was im Werk läuft, muss vor Ort nicht mehr gefunden werden, und was im Werk auffällt, kostet eine Schicht statt einer Woche Stillstand in einer laufenden Produktion.
Als Generalunternehmer unterschreiben wir ein Protokoll für die ganze Anlage und nicht eines je Gewerk. Der Betreiber hat damit einen Vertragspartner für das Ergebnis, auch dort, wo Verfahrenstechnik, Fördertechnik, Schaltschrank und Software zusammenkommen. Unsere Funktionsgarantie bezieht sich auf dieselben Prüfpunkte, die im Protokoll stehen.
Nach der Abnahme bleiben die Werte abrufbar. Anlagen ab Baujahr 2018 hängen an NEXUS und melden Verfügbarkeit, Taktzeiten und Warnungen laufend. Wer ein Jahr später fragt, ob die Anlage noch leistet, was im Protokoll steht, muss das nicht rekonstruieren.